Описание и анализ должностей, планирование кадровых ресурсов (т.е., определение характеристик использования и планирование потребностей в ресурсе).

Д. Поляков - консультант по вопросам управления кадровыми ресурсами.

Данная процедура призвана ответить на основополагающий вопрос: "Зачем нужна нам данная должность или деятельность?" В случае если данная деятельность не нужна, то, вполне очевидно, нам не нужен и ресурс, необходимый для ее реализации!

Если у компании есть четко сформулированная стратегия (а также цели, задачи, приоритеты - слово значения не имеет!), описывающая результаты, которых необходимо достичь, то определить условия, при которых эти результаты будут достигнуты, уже не так трудно! Для этих условий также можно определить соответствующие условия более низкого уровня, и далее вниз, до уровня простейших операций, которые и предстоит осуществлять в дальнейшем сотрудникам компании. Операции группируются в должности, и каждая должность, таким образом, становится связанной со стратегией и необходимой для ее реализации.

Нужно ли составлять формализованное описание деятельности, т.е. ту самую должностную инструкцию, одно упоминание о которой вызывает, как минимум, скептическую ухмылку! Да, нужно, исходя из двух нижеследующих соображений:

• во-первых, это делается для сотрудников, которым предстоит выполнять данную работу, и которые умеют достаточно бегло читать написанный текст, но не умеют читать мысли на расстоянии;
• во-вторых, это делается для компании, чтобы не держать наше понимание того, каким образом будет реализовываться стратегия, в памяти, которая, как известно, не отличается совершенством компьютера, и может фиксировать одновременно лишь 6 - 8 единиц информации (попытка держать все в памяти, кстати, существенно затрудняет задачу и для тех сотрудников, которые умеют читать мысли, поскольку приходится читать хаос!)

Эти же два обстоятельства приводят к тому, что должностная инструкция неизбежно должна быть составлена таким образом, чтобы представлять собой рабочий инструмент, быть удобной и информативной для сотрудника и компании.

Если говорить о личностном аспекте, то нетрудно ответить на вопрос о том, к чему сотрудник может испытывать большее доверие и уважение, к полезному и удобному в работе инструменту, или к "традиционным" должностным инструкциям, основной целью которых иногда кажется попытка запутать сотрудника и создать возможность подловить его на неисполнении какой-нибудь еще обязанности (достаточно вспомнить хотя бы тот факт, что большинство из этих инструкций заканчиваются фразой: "… и выполняет другие распоряжения руководителя")!

От описания деятельности нетрудно сделать и шаг к определению тех характеристик ресурса, который необходим для ее эффективного исполнения. Речь идет, безусловно, о квалификационных характеристиках, которыми должны обладать и демонстрировать в работе сотрудники. Обычно для этого используются различные методы анализа деятельности, начиная от таких простых и незамысловатых как наблюдение и интервью, и заканчивая методами, требующими специальной подготовки, например, критический инцидент или репертуарные решетки. С помощью этих действий разрабатывается модель компетенций должности.

Должностная Инструкция или Описание Деятельности (Job Description) служит для того, чтобы:

• понимать, какие именно задачи, и каким именно образом, решаются с помощью данной деятельности;
• рассмотреть возможности компании с точки зрения реализации долгосрочной стратегии, существует ли и выполняется ли аналогичная деятельность в компании сегодня, каким образом будет выполняться определенная деятельность в будущем;
• понимать, каков контекст (как внутри, так и вне организации / во внешнем окружении), в рамках которого данная деятельность осуществляется;
• выработать систему критериев, определить параметры / квалификационные характеристики для подбора и отбора персонала;
• определить количественные и качественные показатели (систему индикаторов и стандартов) для оценки и управления эффективностью деятельности персонала;
• иметь возможность точно определять потребности в обучении сотрудников, выполняющих определенную деятельность;
• иметь возможность определить потребности в развитии сотрудников, обладающих потенциалом для выполнения определенной деятельности;
• определить стоимость данной деятельности, сопоставив ее с текущими характеристиками рынка труда, разработать систему заработных плат и компенсаций;

Структура Должностной Инструкции (Job Description), которая может использоваться в качестве рабочего инструмента:

• функция / общая задача / предназначение
• место в структуре
• масштаб влияния
• функциональные обязанности / что делает для достижения этого / что получает в результате
• контакты внутри и вне организации
• показатели успешности реализации деятельности
• квалификационные требования / знания / навыки / поведенческие характеристики критические для данной деятельности