Кадровое делопроизводство по нормам ТК РФ

Определение системы нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права; коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка; положения об организации и структурном подразделении, должностная инструкция, штатное расписание
Красавин А.С., к. и. н., заведующий отделом документационного обеспечения управления ВНИИДАД

Определение системы нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права; коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка; положения об организации и структурном подразделении, должностная инструкция, штатное расписание

Вступление в силу ТК РФ с 1 февраля 2002 г. породило среди работников кадровых служб немало вопросов, в т. ч. относящихся к кадровому делопроизводству. Основной вопрос, который волнует кадровиков, - изменилась ли система документации по кадрам и технология ее обработки? На наш взгляд, ТК РФ не внес основополагающих, принципиальных изменений в делопроизводство по кадрам, хотя существенных поправок введено довольно много.

Стабильность системы документации и процессов ее обработки - залог нормальной работы кадровых служб, тогда как необоснованные преобразования могут привести к негативным последствиям. Вместе с тем позитивные изменения, которые внес ТК РФ в кадровое делопроизводство, будут способствовать совершенствованию работы с документацией.

ТК РФ по существу впервые в ст. 5 определил систему нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, указав, что регулирование трудовых отношений осуществляется: трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, т. е. ТК РФ; иными федеральными законами; указами Президента РФ; постановлениями Правительства РФ и нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти; Конституциями (уставами), законами и иными нормативными правовыми актами субъектов РФ; актами органов местного самоуправления и локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права.

По отношению к сфере делопроизводства по кадрам наиболее важными представляются требования ст. 8 ТК РФ о локальных нормативных актах, содержащих нормы трудового права, принимаемых работодателем в пределах своей компетенции в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашением.

В случаях, предусмотренных ТК РФ, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, работодатель при принятии локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, должен учитывать мнение представительного органа работников.
Коллективным договором, соглашениями может быть предусмотрено принятие локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, по согласованию с представительным органом работников.
Единолично (без учета мнения представительного органа работников и без согласования с ним) принимаются приказы по кадрам, штатное расписание, структура и штатная численность, положение о подразделении, должностные инструкции, имеющие нормативное содержание. Акты, определяющие условия труда, принимаются с учетом мнения представительного органа работников.

Рассмотрим изменения, которые коснулись ряда документов, призванных решать общую управленческую задачу: документальное оформление организации труда работников.
В ТК РФ коллективным договорам и соглашениям полностью посвящена гл. 7, которая по сути включает в себя многие статьи Закона РФ "О коллективных договорах и соглашениях". Подробное освещение этой главы - предмет специального исследования, отметим только, что ТК РФ существенно поднимает роль этих документов в сфере трудовых отношений и социального партнерства коллектива работников и работодателей.

ТК РФ (ст. 189, 190 и др.) четко определил роль и место Правил внутреннего трудового распорядка (далее - Правила) в трудовом распорядке организации. Не секрет, что с конца 1980-х - начала 1990-х гг. значение этого акта в организациях было снижено. Это связано со многими объективными и субъективными факторами. Приходилось иногда слышать мнение работников, что это документ "советского периода" и в настоящее время он не нужен.

ТК РФ в связи с целесообразностью и необходимостью поднял значение Правил на соответствующий уровень в системе нормативных правовых актов по труду. Отметим, что содержание Правил и порядок их утверждения включены в разд. VIII ТК РФ "Трудовой распорядок. Дисциплина труда". Согласно ст. 189 ТК РФ трудовой распорядок организации определяется Правилами внутреннего трудового распорядка. Это локальный нормативный акт организации, регламентирующий в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации. В текст Правил рекомендуется включать следующие положения:

• порядок приема и увольнения работников;
• режим рабочего времени (ст. 100 ТК РФ);
• перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (ст. 101 ТК РФ);
• время предоставления перерыва в работе для отдыха и питания (ст. 108 ТК РФ);
• специальные перерывы для обогревания и отдыха для определенных видов работ (ст. 109 ТК РФ);
• второй выходной день (ст. 111 ТК РФ);
• продолжительность дополнительного ежегодного оплачиваемого отпуска (ст. 119 ТК РФ);
• дни выдачи заработной платы (ст. 136 ТК РФ);
• дополнительные виды поощрений (ст. 191 ТК РФ).

Работодатель обязан ознакомить работника с действующими в организации Правилами внутреннего трудового распорядка при приеме его на работу (ст. 68 ТК РФ). Правила должны быть доступны для ознакомления с ними работников в любое время. Обычно они вывешиваются в организации и в ее структурных подразделениях на видном месте.

Статья 190 ТК РФ определяет порядок утверждения Правил: они должны утверждаться работодателем с учетом мнения представительного органа работников организации. Правила обычно являются приложением к коллективному договору.
Следует отметить, что если коллективным договорам и соглашениям, а также Правилам внутреннего трудового распорядка в ТК РФ уделено достаточно много внимания, то это не распространяется в полной мере на положения об организации и о структурном подразделении. Это закономерно, т. к. ТК РФ не мог охватить всей системы документации по организации труда работников.

В качестве работодателя не может выступать обособленное структурное подразделение организации - филиал или представительство, т. к. оно не наделено правами юридического лица. Тот факт, что в обособленном структурном подразделении допускается заключение коллективного договора, не должен вводить в заблуждение, поскольку стороной договора все равно остается работодатель - юридическое лицо.

Очень важно, что в том случае, когда в трудовые отношения вступает юридическое лицо, от его имени действуют органы управления организации. По сложившейся практике это, как правило, единоличный исполнительный орган юридического лица - его руководитель. Например, в соответствии со ст. 69 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ "Об акционерных обществах" генеральный директор (директор) общества от имени общества утверждает штаты, издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками общества, т. е. реализует трудовую правосубъектность акционерного общества.

Руководитель организации вправе передать часть полномочий другим должностным лицам организации. В частности, вопросы премирования работников крупного структурного подразделения решаются руководителем подразделения. Ему может быть передано право налагать некоторые дисциплинарные взыскания (не связанные с увольнением). Передача полномочий должна оформляться приказом руководителя или найти отражение в локальном нормативном акте.

ТК РФ в значительной степени определил роль и место должностной инструкции в системе документации по кадрам. В ст. 21, 22 ТК РФ в обобщающем виде изложены права и обязанности работника и работодателя, которые в настоящее время могут служить основой для подготовки должностных инструкций. Очень важно, что ТК РФ прописал права работников и работодателей, т. к. в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих содержатся только должностные обязанности.

К документам, имеющим определенное нормативное содержание, относится штатное расписание, форма и текст которого утверждены Госкомстатом России. Таким образом, ТК РФ внес существенные изменения в систему кадровой документации по сравнению с предыдущим законодательством по труду и четко определил роль и место ряда важнейших нормативных правовых актов по труду, входящих в общую систему оформления организации труда работников.

Журнал "Справочник Кадровика", №10, октябрь 2002 г.