Рекомендации по оформлению документов в организациях: ответы на вопросы.
Оформление приказов; оформление трудовых книжек; оформление увольнения работников; правила внутреннего трудового распорядка; сроки хранения документов в организациях Санкина Л.В., канд. ист. наук, доц. кафедры документоведения РГГУ
Оформление приказов; оформление трудовых книжек; оформление увольнения работников; правила внутреннего трудового распорядка; сроки хранения документов в организациях
У нас на предприятии приказы подписывает директор. Он уехал в командировку. Кто и как должен за него подписывать приказы? Пишут "Директор … Романов", а подписывает за него заместитель.
Все приказы на предприятии (и по основной деятельности, и по личному составу) должен подписывать первый руководитель. Приказы по личному составу может подписывать специально назначенное руководящее лицо, например, заместитель директора по кадровой работе или заместитель директора по управлению персоналом.
Если такое лицо в структуре предприятия не предусмотрено, то в отсутствие директора (в случае его командировки, болезни, отпуска) приказы подписывает исполняющий обязанности директора с указанием своей фактической должности и фамилии.
Приказы, подписанные таким образом, как в приведенном вопросе, - это документы, лишенные юридической силы.
Как правильно составить приказ о присвоении разрядов (на учеников, на повышение)?
Оформление повышения должно проводится с использованием типовой формы № Т-5 или Т-5а о переводе работника (работников) на другую работу. При присвоении разряда издается приказ в текстовой форме со следующей формулировкой:
ПРИСВОИТЬ
Иванову Ивану Ивановичу, ученику (структурное подразделение, профессия) … разряд.
В вашем журнале за 2000 г., № 1 в разделе "Кадровое делопроизводство" под заголовком "Приказ по личному составу" напечатано, что приказы могут оформляться в текстовой или табличной форме, а также имеется оговорка, что в отраслях экономики документирование приема, увольнения, переводов всех работников оформляется формами № Т-1, Т-5, Т-8. Обязательно ли, например, в пищевой промышленности применение данных форм или достаточно текстовых приказов?
Действительно, в журнале "Справочник кадровика", 2000, № 1 мы писали о существующей практике применения как текстовых, так и табличных форм приказов по личному составу. Однако на основании постановления Правительства РФ от 08.07.97 № 835 "О первичных учетных документах" органами статистики разработаны и утверждены постановлением Госкомстата России от 06.04.01 № 26 унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. В состав этих форм включены и формы приказов (распоряжений). Эти формы обязательны к использованию юридическими лицами всех организационно-правовых форм и форм собственности. Оформление всех приказов по личному составу (кроме приказа о наложении взыскания и изменении фамилии) предусмотрено в табличной форме (см.: Справочник кадровика, 2001, № 7, 8).
Обязан ли работник при приеме на работу ставить на приказе визу "С приказом ознакомлен"?
В соответствии с трудовым законодательством работник должен быть ознакомлен с приказами о его назначении, перемещении и увольнении под расписку. Виза ознакомления оформляется следующим образом: "С приказом ознакомлен(а), личная подпись, имя, отчество, фамилия. Дата".
Мне часто приходится делать приказы (по личному составу или по основной деятельности) "задним" числом. Для этого я присваиваю приказу дробный номер. Можно ли так делать? Если нет, то какой нормативный документ это регулирует?
Всеми нормативными документами (например, Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения), которые регулируют отечественное делопроизводство, предусматривается, что приказ вступает в действие с момента его подписания и регистрации. Таким образом, регистрация выполняет не только учетную функцию, но и придает документу юридическую силу. Издание документа задним числом является прямым нарушением действующих правил.
Приказы по основной деятельности и по личному составу регистрируются в самостоятельных массивах. Приказы по основной деятельности обычно нумеруются порядковыми номерами. В индексации приказов по личному составу принято использовать еще и буквенную индексацию.
Например, № 125-лс - приказ по личному составу; № 114-к - приказ о командировках. Система индексации строится индивидуально для каждой организации в зависимости от количества издаваемых документов.
Какие заявления в кадровой работе должны писаться от руки, а на какие можно утвердить печатную форму?
В вопросе, видимо, имеется в виду трафаретная форма. Она может быть разработана на все виды заявлений, которые используются в работе кадровой службы. В любом заявлении есть постоянная информация, которая может быть напечатана заранее и правильно расположена, и переменная информация (фамилия, имя, отчество, должность, профессия, структурное подразделение и др.), которая будет заполняться от руки. Важно, чтобы заявление содержало собственноручную подпись заявителя и дату составления.
Если принимается на работу человек, потерявший трудовую книжку, то что надо делать - завести новую?
Согласно Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях (далее - Инструкция), утв. постановлением Госкомтруда СССР от 20.06.74 № 162, рабочие и служащие, поступающие на работу, обязаны предъявлять администрации трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Прием на работу без трудовой книжки не допускается.
Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш к ней), обязано немедленно заявить об этом администрации по месту последней работы. Не позднее 15 дней после заявления администрация выдает работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней (новых образцов) с надписью "Дубликат" в правом верхнем углу первой страницы. Если предприятие ликвидировано, то работник должен обратиться к его правопреемнику или в вышестоящую организацию, которой было подчинено ликвидированное предприятие.
Имеет ли право кадровик вписывать в трудовую книжку сведения о награждении юбилейными медалями? Нужно ли в трудовой книжке ставить штамп организации перед перечнем таких наград, а в момент увольнения заверять эти записи круглой печатью отдела кадров?
Согласно Инструкции в раздел "Сведения о поощрениях" трудовых книжек вносились сведения о поощрениях за успехи в труде, применяемых трудовым коллективом, предусмотренных правилами внутреннего трудового распорядка и уставами о дисциплине (объявление благодарности, выдача премии, награждение ценным подарком, награждение почетной грамотой предприятия, занесение в Книгу почета и др.). Однако с 1 февраля 2002 г. в соответствии со ст. 66 ТК РФ работодатель должен вносить не все сведения о поощрении работника, как это было раньше, а только сведения о его награждениях.
Порядок внесения сведений о награждениях:
в графе 3 в виде заголовка - наименование предприятия (или проставляется штамп с его наименованием);
ниже в графе 1 - порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника на данном предприятии);
в графе 2 - дата награждения;
в графе 3 - кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой;
в графе 4 - на основании чего внесена запись (со ссылкой на дату, номер и наименование документа.
При увольнении работника все записи о работе, награждениях внесенные в трудовую книжку за время работы на данном предприятии, заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия или отдела кадров.
Правильно ли оформлены следующие записи в трудовой книжке?
Трудовая книжка оформлена правильно, за исключением того, что подпись руководителя отдела кадров должна быть заверена печатью отдела кадров.
Вот уже несколько лет работники предприятия обращаются в отдел кадров с просьбой выдать им на руки трудовую книжку (для показа при поиске нового места работы, по требованию органов соцобеспечения). Причем требуют именно подлинник, а не ксерокопию. Насколько правомерны такие требования?
Согласно разделу 7 Инструкции кадровые службы хранят трудовые книжки работников предприятия в течение всего срока их работы. Хранение сопровождается ведением соответствующих учетных форм "Книга движения трудовых книжек и вкладышей к ним", в которых регистрируются эти документы. Тем самым устанавливается ответственность кадровой службы за сохранность этого документа.
Статья 62 ТК РФ указывает, что трудовая книжка выдается работнику в день увольнения. Некоторые организации, в т. ч. ОВИР и органы соцобеспечения, неправомерно требуют предъявления подлинника трудовой книжки. Однако в этом случае cогласно ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (в т. ч. выписки из трудовой книжки), которые должны быть заверены надлежащим образом.
Какие документы сотрудник должен представить для того, чтобы организация открыла ему трудовую книжку? На основании чего мы можем эти документы потребовать?
Организация может выдать работнику трудовую книжку только в том случае, если работник поступает на работу впервые. При этом лицо, поступающее на работу, обязано предоставить справку о последнем занятии, выданную по месту жительства соответствующей жилищно-коммунальной организацией. Лица, уволенные из рядов Вооруженных Сил, обязаны предъявить военный билет. Согласно Инструкции заполнение трудовой книжки производится в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. Сведения о работнике записываются на основании представленных личных документов: фамилия, имя, отчество и дата рождения - на основании паспорта; образование - на основании аттестата, диплома, удостоверения; сведения о незаконченном среднем или высшем образовании - на основании студенческого билета, зачетной книжки или справки учебного заведения.
В очередном номере журнала появилась информация о новых правилах оформления и ведения документации в ПБОЮЛ. Разъясните, пожалуйста, как в соответствии с этими правилами оформляются записи в трудовых книжках?
Правила работы с трудовыми книжками, установленные Инструкцией, в последнее время не менялись.
Как правильно сделать выписку из трудовой книжки?
Выписка из трудовой книжки оформляется в виде ее ксерокопии, и каждый ее лист заверяется работником отдела кадров по следующей форме: "ВЕРНО: должность, личная подпись, инициалы, фамилия работника кадровой службы и печать организации".
Нужно ли писать дни неиспользованного отпуска для компенсации в приказе (распоряжении) об увольнении? Если нет, то какой документ нужно представить в бухгалтерию предприятия для расчета с работником?
В приказе об увольнении после указания действия ("Уволить"), даты, имени, отчества, фамилии сотрудника, структурного подразделения, должности (профессии) сотрудника указываются основания (причины) увольнения и его условия, например: "с выплатой компенсации за неиспользованный отпуск за ... год". Если отпуск использован частично, в приказе указывается количество дней, за которые работнику должна быть выплачена компенсация.
Что делать, если работник отказался подписать уведомление об увольнении? Как доказать, что работнику об увольнении сообщили?
Согласно ст. 62 ТК РФ в случае, если в день увольнения работника выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости явиться за ней либо дать согласие на отправление ее по почте. Следует отметить, что со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
Если в приказе об увольнении работника сделана запись: "Уволить с ___________…", то что в данном случае означает предлог "с"?
Например, работник подает заявление об увольнении следующего содержания: "Прошу уволить меня с работы по собственному желанию с 1 июня 2001 года". Какой день в данном случае должен быть последним днем работы: 1 июня или 31 мая? Должен ли работник, написавший такое заявление, работать 1 июня?
В форме № Т-8, утв. в 1997 г., в приказе об увольнении фигурировал предлог "с". С апреля 2001 г. введены новые формы, где эта ошибка исправлена. Приказ начинается с указания действия и даты: "Уволить "…" года". Поэтому подобных недоразумений теперь не будет.
Какие документы могут входить в правила внутреннего трудового распорядка предприятий и каков статус этих правил?
Статья 21 ТК РФ среди основных обязанностей работника называет соблюдение правил внутреннего трудового распорядка организации, которые согласно ч. 4 ст. 189 ТК РФ являются локальным нормативным актом организации, регламентирующим порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации.
Структура текста и порядок оформления Правил унифицирован на общегосударственном уровне, когда в 80-е гг. проводилась работа по созданию унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД). В соответствии с УСОРД текст Правил включает в себя следующие разделы:
"Общие положения";
"Порядок приема, перевода и увольнения рабочих и служащих";
"Основные обязанности рабочих и служащих";
"Основные обязанности администрации";
"Рабочее время и его использование";
"Поощрения за успехи в работе";
"Взыскания за нарушения трудовой дисциплины";
"Внутриобъектный режим".
Правила разрабатываются кадровой службой в соответствии со ст. 190 ТК РФ и утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников организации.
При составлении Правил можно использовать Типовые правила внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений и организаций, утв. постановлением Госкомтруда СССР от 20.07.84 № 213.
В каких делах следует хранить действующие и прекратившие действовать трудовые договоры?
Трудовые договоры хранятся в составе личных дел. Согласно ст. 337 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее - Перечень), утв. Росархивом 06.10.00, срок хранения личных дел руководителей организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов, работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания, - постоянно; срок хранения личных дел работников - 75 лет. Если на предприятии личные дела не ведутся, трудовые договора формируются в отдельные дела и хранятся 75 лет (ст. 338 Перечня).
Следует ли хранить заявления о приеме на работу, переводах, увольнении, которые служат основанием для приказов? Если да, то как долго?
Согласно ст. 343 Перечня срок хранения таких документов - 5 лет.
Журнал "Справочник Кадровика", №2, февраль 2002 г.
